aviso de privacidad

SAN YSIDRO HEALTH

LEY DE 1996 SOBRE LA PORTABILIDAD Y RESPONSABILIDAD EN LOS SEGUROS DE SALUD

(HIPPA)

AVISO SOBRE PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS A LA PRIVACIDAD

Fecha de Entrada en Vigor: Junio 1 del 2013

EL PRESENTE AVISO DESCRIBE LA MANERA EN QUE SE PODRÍA UTILIZAR Y DIVULGAR INFORMACIÓN ACERCA DE USTED Y CÓMO PUEDE USTED TENER ACCESO A DICHA INFORMACIÓN. POR FAVOR ESTÚDIELO DETENIDAMENTE

Si tiene Usted alguna pregunta sobre este aviso, por favor comuníquese con el Gerente de Registro y Recepción.

Cómo Entender la Información en su Expediente Médico

Cada vez que usted visita a un médico, u otro proveedor de servicios para la salud, se documenta su visita. Este registro de su visita generalmente contiene el historial de su salud, sus síntomas actuales, los resultados de la revisión médica y cualquier análisis, el diagnóstico, el tratamiento, y un plan para su atención médica o tratamiento futuro. Al expediente que contiene esta información se le conoce comúnmente como su expediente médico y sirve como:

  • Base para planear su cuidado médico y tratamiento.
  • Un medio de comunicación entre los muchos profesionales médicos que contribuyen a los cuidados para su salud.
  • Un documento legal que describe los cuidados para la salud que usted recibió.
  • Un medio por el cual usted o una tercera parte pagadora puede verificar que usted de hecho recibió los servicios que se están cobrando.
  • Una herramienta para la educación médica.
  • Una fuente de información para los funcionarios públicos del sector salud que tienen la responsabilidad de mejorar la salud en las regiones a su cargo.
  • Una herramienta para evaluar si la atención médica que usted recibió fue adecuada y de calidad.
  • Una herramienta para mejorar la calidad de los servicios de salud y así poder lograr mejores resultados para los pacientes.

Es importante que usted entienda qué es lo que se encuentra en su expediente médico y cómo se utiliza su información médica. Esto le ayudará a que:

  • Asegure que sea precisa y completa.
  • Entienda quién, qué, dónde, cómo y por qué otras personas podrían tener acceso a su información médica.
  • Pueda tomar decisiones informadas relativas a su autorización para revelar dicha información a otros.
  • Pueda comprender mejor los derechos sobre la información médica que se describen a continuación.

Sus Derechos Bajo la Norma Federal sobre la Privacidad

Aunque su expediente médico es propiedad física del proveedor de servicios médicos que dio origen al mismo, usted tiene ciertos derechos en cuanto a la información que contiene. Usted tienen derecho a:

  • Solicitar restricciones en cuanto al uso y la divulgación de su información médica. Usaremos esta información para el tratamiento, pago, y operaciones relativas a los cuidados para su salud. Las “operaciones relativas a los cuidados para su salud” son las actividades que son necesarias para poder llevar a cabo las operaciones del proveedor de los servicios, como, por ejemplo, el control de la calidad y la evaluación del personal médico entre sí. El derecho de solicitar una restricción no se extiende a usos o divulgaciones que se permiten o requieren conforme a las secciones 164.502 (a) (2) (i) (divulgación a usted mismo) o 164.512 (uso o divulgación que no requiere del consentimiento o autorización). En el segundo caso, los usos y divulgaciones incluyen las enfermedades transmisibles  que la ley federal exige que se reporten. En esos casos, usted no tiene derecho a solicitar una restricción.

Si usted decide solicitar una restricción, nosotros no tenemos que estar de acuerdo con la restricción, a menos que usted esté solicitando que se restrinja información que nosotros utilizamos únicamente para propósitos operativos o de pago, y usted ha pagado los servicios completamente de su propio bolsillo, en el momento en que recibió los servicios. Si sí aceptamos restringir el uso de la información, nos apegaremos estrictamente a su solicitud hasta el momento en que usted decida revocar su restricción. Si decidimos quitar la restricción en una fecha futura, le notificaremos por adelantado. Usted también puede solicitar que nos comuniquemos con usted en privado o por medio de métodos alternativos. Si el método de comunicación es razonable, debemos concederle su solicitud de comunicación alterna.

  • Cómo Obtener una copia de este Aviso Sobre Procedimientos Relacionados a la Privacidad. Aunque hemos colocado una copia en lugares claramente visibles dentro de nuestras instalaciones y en nuestro portal en internet, usted tiene derecho a solicitar una copia.
  • Revisar y obtener una copia de su información médica si usted lo solicita. Nuevamente, este no es un derecho absoluto. En ciertas situaciones podemos negarle el acceso si el acceso pudiese ocasionarle daño a usted o a otra persona.

Usted no tiene el derecho de tener acceso a lo siguiente:

  • Notas de la psicoterapia. Dichas notas comprenden cualquier nota que se haya registrado por cualquier medio por un profesional de la salud mental al documentar o analizar conversaciones durante una sesión privada de consejería o durante una sesión de consejería en grupo, pareja o familia y que están separadas del resto de su expediente médico.
  • La información que se haya recopilado en anticipación razonable de, o para uso en, acciones o procedimientos civiles, penales o administrativos.
  • Información sobre la Salud del Paciente (PHI, por sus siglas en inglés) que está sujeta a las Enmiendas de 1988 para Mejoras en Laboratorios Clínicos (CLIA, por sus siglas en inglés), 42 U.S.C. 263a, en la medida que esa ley pudiese prohibir el que se conceda acceso al individuo.
  • Si la información se obtuvo de alguien que no es un proveedor de servicios médicos, bajo una promesa de confidencialidad, y el acceso solicitado probablemente podría revelar la fuente de la información.

En otras situaciones, el proveedor podría negarle el acceso. El proveedor de servicios médicos deberá proporcionarle un resumen general del proceso para la negación. Las bases para negarle el acceso incluyen:

  • El profesional médico acreditado ha determinado, haciendo uso de su criterio como profesional, que es razonablemente creíble que el acceso pondría en peligro la vida o la integridad física del individuo o de otra persona.
  • La Información Médica del Paciente (PHI) hace alusión a otra persona (además del proveedor de servicios de salud) y un profesionista médico acreditado ha determinado, haciendo uso de su criterio profesional, que es razonablemente posible que dicho acceso ocasionará un perjuicio sustancial a dicha otra persona.
  • La solicitud la hace un representante personal del individuo y un profesionista médico acreditado ha determinado, haciendo uso de su criterio profesional, que es razonablemente posible que el proporcionarle acceso al representante personal ocasionará un perjuicio sustancial al individuo o a otra persona.

Por estos motivos revisables, será necesario que otro profesionista acreditado revise la decisión del proveedor de servicios que negó el acceso, dentro de un plazo de 60 días. Si le negamos el acceso, le explicaremos por qué y cuáles son sus derechos, incluyendo los pasos para solicitar que se reconsidere la decisión.

Si le otorgamos el acceso, le diremos qué es lo que necesita hacer para poder acceder a la información solicitada.

Nos reservamos el derecho de cobrar una cantidad razonable, basada en costos, por hacer fotocopias.

  • Solicitar enmiendas/correcciones a su información médica. No estamos obligados a conceder la solicitud si:
    • Nosotros no creamos la constancia. No podemos confirmar si la información es correcta o no porque nosotros no somos la fuente de la información. En tales casos, usted deberá solicitar que la parte que creó la constancia o información realice la enmienda o corrección. Si ellos enmiendan o corrigen la constancia o información, nosotros incluiremos la constancia o información corregida en nuestro expediente.
    • El expediente está correcto y completo.

Si le negamos su solicitud de que se enmiende o corrija alguna información, le diremos por qué se le negó y cómo anexar una declaración de inconformidad a su expediente y cómo puede usted presentar una queja. Podemos refutar la queja. Si le concedemos su solicitud, haremos la corrección y distribuiremos la corrección a los individuos que corresponda y a quienquiera que usted desee que reciba la información corregida.

  • Cómo obtener una relación de usos y divulgaciones “no-rutinarios” – aparte de aquéllos necesarios para el tratamiento, pago, operaciones para el cuidado de su salud o que resulten de su autorización. A individuos con información de la salud protegida, acerca sí mismos. No necesitamos proporcionar una relación para:
    • Propósitos de seguridad o inteligencia nacional, conforme a la sección 164.512 (k) (2) (divulgaciones que no requieren de consentimiento, autorización o una oportunidad de protesta).
    • A instituciones penitenciarias u oficiales de agencias del orden público, conforme a la sección 164.512 (k)(5) (divulgaciones que no requieren de consentimiento, autorización o una oportunidad de protesta). Que ocurrieron antes del 14 de abril del 2003.

Debemos proporcionar la relación dentro de un plazo de 60 días. La relación deberá incluir:

  • La fecha de cada divulgación.
  • El nombre y domicilio de la organización o individuo que recibió la información sobre la salud protegida.
  • Una breve descripción de la información que se divulgó.
  • Un enunciado breve del propósito que tuvo la divulgación que de manera razonable le informe a Usted cuál fue la base para la divulgación, o, en lugar de dicho enunciado, una copia de su autorización por escrito o una copia de la solicitud por escrito donde se solicita la divulgación.

La primera relación, dentro de un período cualquiera de 12 meses, es gratuita. De allí en adelante, nos reservamos el derecho de cobrar una cantidad razonable, basada en costos.

Otras Responsabilidades Conforme a la Norma Federal sobre la Privacidad

Aparte de proporcionarle sus derechos, la norma federal sobre la privacidad, requiere por ley que:

  • Mantengamos la privacidad de su información médica, incluyendo la implementación de dispositivos físicos, administrativos y técnicos razonables y adecuados para proteger la información.
  • Proporcionarle, por escrito, una “Notificación de Violación de Información Médica No Resguardada” en el caso de que se haya realizado una divulgación no autorizada de su información.
  • Solicitar su autorización por escrito para divulgar cualquier información que no tenga que ver con tratamiento, pago u operaciones para el cuidado de su salud.
  • Proporcionarle un Aviso sobre Procedimientos Relacionados a la Privacidad en cuanto a la información médica individualmente identificable que recopilamos y mantenemos sobre usted.
  • Cumplir con los términos que contiene este aviso.
  • Capacitar a nuestro personal sobre la privacidad y la confidencialidad.
  • Implementar una política de sanciones para disciplinar a aquellas personas que no cumplan con las normas sobre la privacidad y confidencialidad o con nuestras políticas.
  • Adoptar acciones correctivas cuando haya ocurrido cualquier violación de la privacidad/confidencialidad.

NOS RESERVAMOS EL DERECHO DE CAMBIAR NUESTROS PROCEDMIENTOS Y DE PONER EN VIGOR NUEVAS DISPOSICIONES EN CUANTO A TODA LA INFORMACIÓN MÉDICA INDIVIDUALMENTE IDENTIFICABLE QUE MANTENEMOS. SI SE LLEGARA A REALIZAR ALGÚN CAMBIO, LE ENVIAREMOS POR CORREO UN AVISO ACTUALIZADO AL DOMICILIO QUE NOS PROPORCIONÓ.

No usaremos ni revelaremos su información médica sin su autorización, excepto de la manera que describe el presente aviso o que exige la ley.

Cómo Obtener Mayor Información o Reportar un Problema

Si usted cree que existe la posibilidad de que hayamos violado sus derechos a la privacidad o si está en desacuerdo con alguna decisión relacionada al acceso a su Información Médica Protegida, puede presentar una queja ante la persona cuya información se incluye más adelante. También puede enviar una queja por escrito al Secretario de Salud y Servicios Humanos. Para presentar una queja ante nuestra clínica, comuníquese al Departamento de Control de Calidad al 619-600-3029, o envíe su queja por escrito a:

Quality Management Department

San Ysidro Health Center, Inc.

1275 30th Street

San Ysidro, CA92154

Ejemplos de Divulgaciones relacionadas a Tratamiento, Pago y Operaciones de Servicios de Salud

Usaremos su información médica para el tratamiento.

Ejemplo: Un médico, enfermera u otro miembro del equipo a cargo de su salud documentará la información en su expediente para diagnosticar su condición médica y determinará cuál es el mejor tratamiento para Usted. El médico de atención médica primaria dará las órdenes para su tratamiento y documentará lo que él o ella espera realicen los otros miembros del equipo a cargo de su salud en cuanto a su tratamiento. Los otros miembros del equipo documentarán a su vez las acciones que ellos realizaron y sus observaciones. De esta manera, el médico de atención médica primaria sabrá cómo está respondiendo Usted al tratamiento.

También le proporcionaremos a su médico actual, a otros profesionales de la salud o a personal médico subsecuente, copias de la documentación en su expediente para ayudarlos a que lo atiendan cuando nosotros ya no le estemos dando su tratamiento médico.

Usaremos su información médica para facturar su cuenta para pago.

Ejemplo: Quizás enviemos una factura que contenga información médica protegida a Usted o a una tercera parte pagadora, como por ejemplo, su seguro médico. Esto incluye información que lo identifica a usted, su diagnóstico, el tratamiento que recibió y los suministros médicos que se utilizaron.

Usaremos su información médica para operaciones relacionadas al servicio médico.

Ejemplo: Los miembros del personal médico, el gerente a cargo de riesgos o de mejoras en la calidad, o miembros del equipo de gestión de calidad podrían usar la información en su expediente médico para evaluar los servicios para la salud y los resultados obtenidos en su caso, así como la competencia de quienes suministran los cuidados para la salud. Usaremos esta información en un esfuerzo por mejorar continuamente la calidad y efectividad de los cuidados y servicios de salud que suministramos.

Socios Comerciales: Proporcionamos algunos servicios a través de contactos con socios comerciales. Los ejemplos incluyen ciertas pruebas de diagnóstico, un servicio de fotocopiado para hacer copias de documentos médicos, etc. Cuando utilizamos estos servicios, podríamos divulgar su información médica a nuestros socios comerciales para que ellos puedan realizar la(s) función(es) para la(s) que los hemos contratado y que le facturen a Usted o a una tercera parte pagadora por los servicios que proporcionaron. Requerimos que nuestros socios comerciales protejan adecuadamente su información para protegerlo a Usted.

Notificación: Podríamos utilizar o divulgar su información para notificar o ayudar a notificarle a un miembro de su familia, representante personal, u otra persona responsable de su cuidado, ubicación y condición general.

Comunicación con la familia: A menos que usted se oponga, un profesionista médico podría, haciendo uso de su criterio profesional, revelarle a un miembro de su familia, otro pariente, amistad cercana o cualquier otra persona que usted señale, información médica importante para el nivel de responsabilidad y/o cuidado que ellos le proporcionen a Usted.

Investigación: Podríamos divulgar información a investigadores cuando un consejo institucional de revisión que ha revisado la propuesta de investigación y ha establecido protocolos para garantizar la privacidad de su información médica, ha aprobado su investigación.

Directores de Funerarias: Podríamos divulgar información médica a directores de funerarias, apegándonos a las leyes aplicables, a fin de permitir que cumplan con sus responsabilidades.

Comercialización de la Continuidad de la Atención Médica: Podríamos comunicarnos con usted para recordarle de sus citas médicas o para ofrecerle información sobre tratamientos alternativos u otras prestaciones y servicios relacionados a la salud que pudiesen interesarle.

Recaudación de Fondos: Nosotros, o algún servicio que contratemos, podríamos comunicarnos con Usted como parte de un esfuerzo para la recaudación de fondos. Usted tiene derecho a solicitar que no se le envíen subsecuentemente materiales para la recaudación de fondos.

Administración de Alimentos y Fármacos (FDA, por sus siglas en inglés): Podríamos revelarle a la FDA su información médica en lo que se refiere a efectos/eventos adversos causados por alimentos, fármacos, suplementos, productos o defectos en productos o información sobre monitoreos posteriores a la comercialización de un producto a fin de permitir que se repare, sustituya o recoja producto ya vendido.

Indemnización Laboral: Podríamos revelar información médica en la medida que lo autoriza la ley y en la medida necesaria a fin de cumplir con las leyes relacionadas a la indemnización laboral y otros programas similares establecidos por ley.

Salud Pública: Conforme lo dispone la ley, podríamos divulgar su información médica a las autoridades de salud pública o a autoridades legales encargadas de prevenir o controlar enfermedades, lesiones o discapacidades.

Instituciones Penitenciarias: Si usted es un preso recluido en una institución penitenciaria, podríamos revelarle a la institución o a sus representantes, información médica que sea necesaria para mantener la salud de Usted y/o la salud y seguridad de otros individuos.

Agencias del Orden Público: Podríamos divulgar información médica según lo requiera la ley o en respuesta a una orden judicial válida.

Dependencias de Vigilancia de la Salud y Autoridades de Salud Pública: Si algún miembro de nuestra fuerza laboral o un socio comercial cree de buena fe que hemos participado en conducta ilícita o que hemos violado las normas clínicas o profesionales, y que potencialmente estamos poniendo en peligro a uno o más pacientes, trabajadores y/o al público, pueden divulgar la información médica suya a alguna de las dependencias responsables de la vigilancia de la Salud y/o a alguna las autoridades del sector de salud pública, como, por ejemplo, el Departamento de Salud.

 

El Departamento Federal de Salud y Servicios Humanos (DHHS, por sus siglas en inglés): De conformidad con las normas sobre la privacidad, debemos divulgar su información médica a DHHS, según sea necesario, para que ellos puedan determinar nuestro cumplimiento con dichas normas.

 

Ejemplos de Cuándo se Requiere Su Autorización Antes de Divulgar

 

Notas de la psicoterapia: Requerimos su consentimiento previo, por escrito, antes de poder divulgar información sobre su salud contenida en notas de la psicoterapia (excepto para propósitos de tratamiento, pago y cuidados de la salud, programas internos de capacitación, actividades de supervisión regulatoria, a solicitud de la oficina del médico forense, cuando la ley disponga lo contrario, y para defendernos en litigios).

Propósitos de Comercialización: Su autorización previa, por escrito, se requiere antes de que podamos divulgar información sobre su salud para propósitos de comercialización.

Propósitos de ventas: Su autorización previa, por escrito, se requiere antes de que podamos divulgar información sobre su salud para propósitos de ventas.

Otros usos y Divulgaciones:

Otros usos y divulgaciones que no están señalados en este aviso se harán únicamente previa autorización por escrito, misma que Usted podrá revocar en cualquier momento al proporcionarnos aviso por escrito de su revocación.

 

 

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